Para facilitar a adequação das companhias ao eSocial – projeto que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados – o Governo Federal lançou no dia 27 de dezembro de 2013 uma nova versão do manual de orientação do eSocial com modificações consideráveis. Em relação a versão anterior alguns arquivos foram eliminados e outros incluídos, além de alteração nos campos. Assim, serão agora 44 arquivos, somando 1.675 campos que deverão ser preenchidos pelas empresas.
Muitos eventos previstos na versão anterior agora deixaram de ser exigidos, um exemplo é o Aviso de Férias. Outros eventos passaram a ser solicitados, como é o caso da informação da Desoneração da Folha de Pagamento que passa a ser exigida em bem mais detalhes do que na versão anterior. “O que pode ser observado, é que houve uma análise de dados e concluiu-se que para que o projeto fosse viabilizado mais rapidamente, os dados menos relevantes para esse momento do projeto seriam eliminados e os que efetivamente são impactantes seriam incluídos” afirma Sueli Ishimatsu Gerente de Projetos do Grupo Employer.
Um estudo realizado pelo Grupo Employer, especializado em soluções para o RH, revela que para se adequar as exigências será necessário o esforço de diferentes setores da companhia, e não apenas do Recursos Humanos, como muitos imaginam.
O levantamento revela que o RH, de fato, fica no topo da lista das responsabilidades, com 53% dos esforços centralizados neste setor. No entanto, o departamento Financeiro será responsável por 19% dos dados necessários, enquanto a área de Cadastro (um departamento ou pessoas que realizam a inclusão dos dados cadastrais da empresa ou de novas empresas) deve concentrar 9% dos esforços de trabalho. Os departamentos Contábil/Fiscal (8%), Medicina do Trabalho (6%) e Jurídico (5%) também deverão participar.
“Esta divisão ajuda a visualizar o projeto como um todo e a tratá-lo como um esforço sistêmico. Assim essa visão facilitará o estabelecimento da cultura do eSocial nas organizações e a criação das rotinas que os colaboradores estarão envolvidos, como o preenchimento de cada um dos 1.675 campos presentes nas três etapas”, afirma Shirley Schade, consultora de eSocial do Grupo Employer.
Dicas de especialistas
Pensando em auxiliar no processo de organização das empresas para se adequarem ao eSocial, o Grupo reuniu especialistas e formou uma equipe multidisciplinar para mapear o novo leiaute do projeto.
Primeiramente, os especialistas explicam que é importante entender a sistemática de adequação ao eSocial e suas três principais etapas: os eventos iniciais e tabelas contendo dados cadastrais dos funcionários, preenchidos uma única vez; as informações trabalhistas não periódicas –admissão, demissão, afastamentos e atualizações de registro, por exemplo – que deverão ser enviadas quando houver necessidade e, por último, os eventos periódicos, como folha de pagamento, serviços tomados e prestados, aquisição e comercialização de produção rural.
A primeira etapa, composta de 10 arquivos e 538 campos, exigirá 32% do esforço necessário para que a equipe atenda as novas exigências do Governo. Já a 2ª etapa é a mais complicada, pois envolve eventos não periódicos, que devem ser informados quando ocorrerem, conta com 20 arquivos, 632 campos e responde por 38% do esforço. Por fim, a terceira e última etapa relacionada à folha de pagamento é extensa sendo composta por 14 arquivos, 505 campos e 30% do esforço exigido.
“Parte desses dados já devem estar nos vários sistemas ou softwares de gestão das empresas. No entanto, será preciso consolidar as informações nos diversos arquivos XML para serem enviados ao eSocial. A organização da empresa será primordial para que todas as tabelas sejam preenchidas corretamente e enviadas dentro do prazo. Sem contar com a sincronia necessária entre todos os setores envolvidos no intuito de consolidar todos esses arquivos em um documento único”, completa Shirley.
eSocial Online ajuda na adequação Para ajudar as empresas no cumprimento dessa tarefa, o Grupo Employer disponibiliza o eSocial Online, uma ferramenta capaz de capturar os dados disponíveis nos vários softwares das companhias e integrá-los para que sejam entregues ao governo na formatação correta através de um canal único de comunicação e dentro do prazo determinado. A solução permite ainda a inclusão manual de dados que não estejam nesses vários softwares. Durante o processo de transmissão do arquivo, o eSocial Online recebe os protocolos e validações do Governo e informa aos responsáveis por email e/ou SMS.
“Isso significa que se uma empresa tem um software de folha, um software financeiro contábil, outro de medicina e segurança do trabalho, jurídico entre outros, não precisará adaptar cada software para permitir o cumprimento da obrigação. Essa solução permite integrar essas informações dos diferentes sistemas e controlar os envios em um único software” explica Sueli Ishimatsu.
Operacionalmente, as empresas já precisarão se adequar a esta nova cultura. Foi com o intuito de que a implantação do eSocial tenha o menor impacto possível nas atividades diárias dos profissionais que o Grupo Employer criou essa solução, que não modifica a rotina e integra todos os softwares dos demais os setores, não exigindo novos esforços.
Com informações do portal rhcentral
